Le registre des mandats de l’agent immobilier : fonctionnement et obligations

13 mai 2022

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Le registre des mandats de l'agent immobilier : fonctionnement et obligations

Tout agent immobilier doit détenir un registre des mandats. C’est là une prescription légale et obligatoire. Il s’agit d’un registre qui retrace toute transaction immobilière des agences immobilières. C’est dans un but de transparence et de sécurisation des informations que la Loi Hoguet de 1970 et son décret d’application de 1972 ont instauré dans le secteur immobilier, un ensemble de règles obligatoires parmi lesquelles l’usage du registre des mandats.

Rôle et importance du registre des mandats

Dans le cadre de leurs activités, les agents immobiliers reçoivent des mandats de différentes natures et sous différentes formes pouvant aller des mandats de vente immobilière (mandat simple ou mandat exclusif), au mandat de recherche ou encore au mandat de gestion locative d’un ou plusieurs biens immobiliers.

La multitude de ses mandats immobiliers requiert l’utilisation d’un document unique qui les recense tous de manière chronologique. C’est le rôle du registre des mandats.

Encore appelé registre des mandats immobiliers, ce registre est obligatoire et le négociateur immobilier doit y mentionner tous les mandats dont il en a eu la gestion en y remplissant bien toutes les informations légales requises.

Encadré principalement par l’article 6 de la Loi Hoguet, ce registre doit préciser toutes les transactions immobilières d’un professionnel. Il faut préciser qu’un exemplaire de l’acte authentique doit être remis au mandant mais que c’est bien la version originale qui devra être conservée dans le registre des mandats immobiliers. Il convient également de préciser que le numéro d’enregistrement du mandat dans le registre doit être reporté sur l’exemplaire remis au mandant, tout comme dans le registre répertoire. Ce dernier est également une obligation légale pour les mandataires. Le registre recense donc l’ensemble des opérations comptables de l’agence.

La tenue du registre des mandats immobiliers

L’inscription des mandats dans le registre doit suivre un ordre chronologique, et se faire selon des règles de rédaction strictes. Sont ainsi à bannir les fautes, les ratures et les blancs. De plus, une fois l’inscription d’un mandat faite (mandat simple ou mandat exclusif), aucun ajout n’est plus autorisé.

L’inobservation grossière de l’une de ces règles entraîne la nullité du mandat (même avec une clause d’exclusivité). L’agent immobilier pourra ainsi utiliser la section observation pour compléter ou ajouter du texte relatif à un mandat.

Lorsqu’un professionnel de l’immobilier délègue un mandat qu’il a lui-même reçu d’un mandant, il doit le mentionner dans le registre des mandats car il s’agit là d’un nouveau mandat. Cependant, s’il s’agit d’un avenant à un mandat, il doit juste être conservé près du mandat originel sans faire l’objet d’une nouvelle inscription.

Il convient de mentionner particulièrement le cas des signatures à distance. En effet, il est possible d’inscrire dans le registre des mandats, un mandat n’ayant pas encore fait l’objet de signature par les parties. Mais dans ce cas, il faut veiller à ce que la date du début de la gestion ne soit pas trop éloignée de celle portée sur le mandat.

La procédure pour remplir le registre des mandats sont les suivantes :

  1. Indiquer dans le registre toutes les informations sur le contrat, plus précisément le type de mandat, le profil des clients, les dates de début et de fin du mandat et la durée initiale du contrat.
  2. Ajouter la description du bien faisant l’objet de mandat, à savoir l’adresse et la typologie du bien, le nombre de pièces et d’étages, le type de cuisine et le prix de vente du bien.
  3. Mentionner les informations relatives au client : civilité, nom et prénom, adresse complète.

Précisons ici que le registre des mandats immobiliers doit être conservé pendant une durée de 10 ans.

Cas du registre des mandats numériques

Le décret N°2005-1315 a autorisé la forme électronique du registre des mandats immobiliers. Sa tenue est fidèle à celle sur papier et doit également être conservée pendant 10 ans. Cette forme de registre est de plus en plus utilisée par les professionnels de l’immobilier car elle offre certains avantages, tels que l’économie de papier, de stockage, de temps.

En somme, lorsqu’un mandataire reçoit un mandat pour la commercialisation ou la mise en location de bien immobilier, il doit le mentionner dans le registre des mandats. Le défaut de cette obligation n’a pas d’incidence auprès de locataires ou acquéreurs qui auraient acquis le bien.

Même en ayant déjà obtenu un compromis de vente avec un acquéreur, l’agent immobilier titulaire d’une carte professionnelle peut toujours user de son droit de rétractation durant le délai de 14 jours suivant signature du mandat.

Qu’il s’agisse d’une copropriété ou pas, le mandat pour vendre doit mentionner les honoraires de l’agent immobilier, conformément à la Loi Alur. De leur côté, les locataires du bien doivent fournir une garantie financière pour s’acquitter des charges de cette mise au registre du mandat.

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