Régime, instauration et calcul de la prime d’assiduité

22 février 2023

Régime, instauration et calcul de la prime d’assiduité

L’entreprise peut mettre en place un système de récompense de ses salariés afin de s’assurer de leur implication dans le travail ou de récompenser leur dévouement à la tâche. De nombreuses primes et indemnités peuvent ainsi leur être distribuées, soit mensuellement, trimestriellement ou encore semestriellement. C’est alors le cas de la prime d’assiduité. Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité et comment l’instaure-t-on ? Comment calcule-t-on la prime d’assiduité ?

Qu’est-ce qu’une prime d’assiduité ?

Définition de la prime d’assiduité

La prime d’assiduité est un bonus que l’entreprise reverse à ses salariés en raison de leur présence effective dans l’entreprise les jours ouvrés. Encore appelée prime de présence, elle est versée au salarié qui n’a pas été absent au cours d’une période de référence donnée (mois, bimestre, trimestre ou semestre) ; excepté pour les raisons suivantes :

  • Jours fériés ; 
  • Formation ou délégation ;
  • Congés payés ;
  • Congé syndicaux ;
  • Congés pour évènements familiaux.

Pourquoi la mettre en place ?

La prime d’assiduité dans une entreprise contribue à réduire le taux d’absentéisme des salariés. En effet, il s’agit d’une contrepartie à la régularité et au présentéisme des salariés dans l’entreprise. Par ce moyen, l’employeur récompense les salariés qui se sont distingués par leur régularité et leur présence effective au sein de l’entreprise. La prime d’assiduité est donc subordonnée à la présence effective du salarié dans l’entreprise. Mais comment la mettre en place ?

Quel est le régime juridique de la prime d’assiduité ?

Il renvoie au régime social et régime fiscal de la prime d’assiduité. La prime d’assiduité est-elle imposable ? Est-elle soumise à cotisation ?

Étant considérée comme complément du salaire, la prime d’assiduité est soumise à cotisation et contribution sociale. Il en est de même de l’impôt sur le revenu auquel elle est assujettie et entre donc dans l’assiette du calcul du prélèvement à la source.

Comment instaurer une prime d’assiduité ?

La prime de présence n’est pas obligatoire. En effet, elle n’est pas instaurée par le Code du travail ni aucun autre texte législatif. L’instauration de la prime d’assiduité est alors fondée sur l’une des trois alternatives suivantes.

Une convention collective homologuée

C’est le fondement le plus contraignant. Bien que la loi n’en ait pas fait une obligation légale, la prime d’assiduité peut être imposée par les conventions collectives des branches d’activités ou secteurs d’activités. Elle acquiert alors toute la valeur juridique reconnue à ladite convention. Il en est ainsi de la convention collective nationale de la manutention portuaire du 31 décembre 1993, qui prévoit une prime d’assiduité à destination des dockers des entreprises de manutention dans les ports maritimes du département du Nord.

Bon à savoir :

Une convention collective nationale étendue est une convention qui s’applique sur toute l’étendue du territoire national. Lorsqu’elle est non-étendue, la convention ne s’applique que dans une circonscription ou région définie. Généralement le texte non-étendu précise directement sa circonscription d’application. Concernant la convention collective nationale de la manutention portuaire du 31 décembre 1993, la prime d’assiduité n’est destinée qu’aux dockers des entreprises de manutention dans les ports maritimes du département du Nord.

Un accord collectif entre l’entreprise et ses employés

A défaut d’une convention collective nationale, la prime d’assiduité peut être mise en place par un accord collectif qui en fixe les conditions de son octroi et de sa privation.

Bon à savoir :

Un accord collectif est une entente conclue entre un employeur ou un représentant des employeurs et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives des salariés. L’accord collectif traite alors un champ d’application moins étendu que celui d’une convention collective nationale. 

Une décision unilatérale de l’employeur

Lorsqu’elle n’est pas imposée par une convention collective ou instaurée dans le cadre d’un accord collectif ou un accord d’entreprise, la prime d’assiduité peut être mise en place par décision unilatérale de l’employeur. Dans ce cas, il est alors conseillé de formaliser cet engagement unilatéral par écrit afin d’éviter tout litige relatif à ses conditions d’attribution. L’écrit peut consister en une note de service ou un accord entre l’employeur et le représentant du personnel. 

Lorsqu’il n’est pas écrit, la prime de présence peut être attribuée sur la base d’un usage. Elle peut aussi être mentionnée dans le contrat de travail de l’employé.

Comment calculer la prime d’assiduité ?

La prime d’assiduité n’est pas incluse dans le salaire de l’employé (Circ. mim. n°3-81, 29 juill. 1981, BO Trav. 1981, n°85), son calcul est donc distinct. La loi ne fixe pas son mode de calcul ou mode d’attribution. C’est le texte qui l’institue qui sert alors de guide pour son calcul.

Quels évènements influencent le calcul de la prime d’assiduité ?

La prime d’assiduité qui récompense les employés assidus peut être réduite ou supprimée. Les évènements qui entraînent la réduction de la prime ou minoration de la prime sont :

  • La maladie : absence pour maladie, arrêt maladie accident du travail, maladie professionnelle.
  • La grève et le congé maternité ou paternité : ces absences peuvent être déduites du temps de travail effectif de l’employé pouvant entraîner la suppression de la prime.
  • Le travail à temps partiel : la prime d’assiduité n’est pas seulement réservée aux salariés à temps-plein. Elle peut aussi alors être proportionnelle au temps de travail d’un salarié à temps-partiel.
  • Le congé : un salarié doit prendre ses congés (une semaine de congés par exemple) ; à défaut, le salarié a droit à une indemnité de congés payés. Il s’agit d’une indemnité compensatrice. Le calcul de l’indemnité tient compte du nombre de jours de congé payés.

Base de calcul

La prime d’assiduité est liée au salaire. Le calcul du montant de la prime est donc lié au salaire de l’employé. Le salaire peut alors être :

  • Le salaire réel ;
  • Le salaire conventionnel ;
  • Le SMIC ou salaire minimum imposable.

Mode de calcul

Différents modes de calcul peuvent alors être utilisés tels que :

  • Le nombre de jours d’absence ;
  • Le pourcentage du salaire ;
  • Le prorata du temps de présence ;

Le montant de la prime d’assiduité vient se joindre au salaire de base du salarié pour former sa rémunération brute.

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