Si vous êtes commerçant, vous effectuez des opérations de commerce ou recevez des paiements, alors vous avez sûrement déjà une idée de ce qu’est une attestation de paiement. En effet, c’est un document que vous remettez à votre client après avoir reçu son paiement. Cependant, l’attestation n’est pas toujours automatique à la suite d’un paiement. De même, elle se distingue de la facture ou du reçu que vous délivrez après une vente ; elle doit surtout présenter certaines mentions obligatoires pour être valable. Retrouvez dans cet article ce que vous devez savoir sur l’attestation de paiement.
Définition et rôle de l’attestation de paiement
Qu’est-ce qu’une attestation de paiement ?
Appelée attestation de paiement de facture, l’attestation de paiement est un document sous forme de lettre par lequel vous confirmez la réception du paiement d’une facture, après une prestation de service rendue ou la livraison d’un bien. Dans la plupart des cas, elle est délivrée à la demande du client qui en assure la conservation. Elle n’est donc pas obligatoire pour l’entreprise ou le client.
Quel est le rôle d’une attestation de paiement ?
Lors d’un achat, d’une transaction entre particuliers ou professionnels, l’attestation de paiement fait office de preuve de paiement. Elle l’est tout particulièrement lorsque la facture n’a été payée que partiellement. C’est-à-dire que c’est un justificatif de paiement qui est utilisé dans la majorité des cas lorsque la facture n’a pas été totalement payée, donc lors d’un paiement partiel ou paiement d’un acompte.
Attestation de paiement – facture – reçu : quelles différences ?
L’attestation de paiement doit être distinguée de la facture ou du reçu.
Quelle est la différence entre une attestation de paiement et une facture ?
L’attestation de paiement et la facture interviennent respectivement à des moments bien différents. Lors d’une prestation de service ou d’une vente de bien, vous adressez à votre client votre facture TTC qui détaille la prestation ou le service rendu et le montant à payer (et éventuellement les délais de paiement). C’est lorsque le client a payé la facture que vous pouvez lui fournir une attestation de paiement, confirmant ainsi avoir perçu le paiement. En conclusion, les factures interviennent après les ventes et prestations de services, tandis que les attestations de paiement ne sont délivrées qu’après paiement des factures et sur demande des clients.
Comment distingue-t-on l’attestation de paiement du reçu ?
Bien que les deux interviennent après le paiement effectué, et qu’ils soient tous des preuves de règlements, ces deux documents n’ont pas la même importance. L’attestation de paiement de facture est délivrée à la demande du client. Ce n’est pas un document obligatoire ni automatique après chaque transaction. En d’autres termes, si le client n’en fait pas la demande expresse, vous n’êtes pas absolument tenu de la lui délivrer. Or il en est tout autrement du reçu de paiement.
Encore appelé quittance ou récépissé, le reçu est automatiquement délivré dès réception du paiement. C’est un document obligatoire qui peut prendre la forme d’un ticket. C’est donc le reçu, plus que l’attestation de paiement, qui est utilisé au quotidien comme preuve du paiement de la facture.
Que doit contenir une attestation de paiement ?
À la différence d’une facture, l’attestation de paiement n’est pas tenue de présenter des informations ou mentions obligatoires de la facture. Elle n’est pas vraiment soumise à un formalisme strict, mais doit toutefois avoir une présentation bien lisible. On retrouve trois types d’informations ou mentions à apposer sur l’attestation de paiement de facture.
Les informations relatives à l’identité du vendeur de biens ou du prestataire de services :
- Le nom de l’entreprise ou de l’association qui délivre l’attestation ;
- Ses coordonnées et son adresse ;
- Éventuellement les nom et prénom de la personne qui rédige l’attestation.
Les informations relatives à l’identité du client :
- Les nom et prénom s’il s’agit d’un particulier, ou alors la raison sociale s’il s’agit d’une entreprise ;
- Ses coordonnées et son adresse ;
- Éventuellement l’adresse de facturation et l’adresse de réception des marchandises.
Les informations relatives à la facture réglée et au paiement reçu :
- Le numéro et l’objet de la facture concernée ;
- Le montant total du paiement reçu ;
- La date de paiement et le moyen utilisé ;
- Le nom et la signature du représentant de l’entreprise ;
- Et la date d’émission le lieu de rédaction de l’attestation.
Bon à savoir : A la différence de votre attestation, vos factures peuvent être émises à partir d’un logiciel de facturation, vous aurez juste à insérer les informations dans votre espace client. Doivent figurer sur la facture émise, le numéro Siret, le numéro de facture, le nom du débiteur, le prix unitaire de la marchandise, le montant de la facture, le type de marchandises, le total hors-taxes, le taux de TVA, le taux d’escompte, le mode de paiement et la possibilité de payer par virement ou par prélèvement automatique, les délais de paiement ou échéance (conformément à l’article L441-6 du Code de commerce). La facture peut aussi comporter le rappel des impayés et échéances s’il y a lieu, et les taux de pénalités de retard. Par ailleurs, il est possible de facturer au client une amende en guise de frais de recouvrement (indemnité forfaitaire de 40 euros) en cas de retard de paiement.
