L’épidémie de la COVID-19 ayant menée à un confinement total le 14 mars 2020, de nombreux salariés se voient travailler depuis leur domicile. Être télétravailleur s’est ainsi standardisé. Cela mène à plusieurs adaptations fiscales, notamment à des aides aux entreprises qui se voient impactées par la crise sanitaire.

Du point de vue fiscal, de nouveaux frais sont engendrés par le télétravail. Si le télétravail est réalisé régulièrement, l’employeur couvre les coûts directement causés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications.

I. Une déduction forfaitaire couvrant les dépenses professionnelles du télétravailleur

L’employeur fournit au télétravailleur un service approprié d’appui technique et est responsable des coûts liés à la perte ou à l’endommagement des équipements et des données utilisées par ce dernier. L’article 7 de l’ANI, Accord National Interprofessionnel, du 19 juillet 2005, qui continue à s’appliquer aux entreprises non couvertes par une convention collective de télétravail, établit que l’employeur doit, dans tous les cas, supporter les coûts directement causés par le télétravail, notamment ceux liés à la communication. 

Dans la pratique, l’employeur est donc toujours obligé de fournir aux travailleurs les équipements avec lesquels ils peuvent effectuer leur travail à distance (appareils, connexion Internet, chauffage, électricité, etc.) pour couvrir et maintenir les coûts. Au moment d’établir la déclaration annuelle d’impôt sur le revenu, chaque salarié membre d’un foyer fiscal dispose d’un choix entre la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement ou, sur option, la déduction des frais réels.

La déduction forfaitaire de 10 % s’applique sans justification et couvre les dépenses professionnelles telles que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail, les frais de restauration sur le lieu de travail, les frais de documentation. Calculée sur le montant brut des rémunérations (diminué des cotisations sociales), elle s’élève à 441 euros au minimum et à 12.627 euros au maximum au titre de l’année 2019.

Si ces frais professionnels réels sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10%, le salarié peut avoir intérêt à demander leur déduction « au réel », d’autant que son montant n’est pas plafonné.

II. Les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels

Certains frais ont un plafonnement de 50 %.

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

• Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique. Dans le cadre du télétravail, les dépenses qui peuvent être comptabilisées concernent principalement le domicile. Un locataire occupant une partie de son logement au titre de son travail peut ainsi déduire une part de son loyer au prorata de la surface occupée ;
• Les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses. Le télétravailleur a aussi la possibilité de déduire une fraction de ses charges (chauffage, électricité, téléphone, abonnement à Internet) ainsi que ses fournitures, sa documentation, et ses équipements de bureau, dans la limite de leur utilisation professionnelle.

Lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération de frais professionnels engagés par un salarié utilisant son propre matériel.

III. Une nécessaire justification des coûts payés par le salarié

En cas de pandémie comme le cas de la COVID-19 et de recours au télétravail, si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exonérée de cotisations sociales quel que soit ce temps professionnel.

Si, au contraire, l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Pour être déductibles, les coûts payés par le salarié au cours de l’année d’acquisition de ses revenus et nécessités par l’exercice de son activité, doivent être justifiés. Une liste détaillée figurera utilement en annexe de la déclaration en ligne et les justificatifs correspondants (factures, quittances, attestations) devront être conservés pendant trois années afin de pouvoir les présenter sur demande du centre des Finances publiques.

Dans l’hypothèse où l’employeur vient à indemniser le salarié pour tout ou partie de ces dépenses, le choix du salarié d’opter pour la déduction des frais réels implique le devoir d’ajouter à son revenu brut imposable la totalité des allocations pour frais spéciaux d’emploi, quelle qu’en soit la forme (remboursement de frais sur justificatif ou indemnités forfaitaires).

S’agissant du régime social afférent à ces coûts, les frais engagés par le télétravailleur seront considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi. L’employeur devra alors être en mesure de justifier la réalité et le montant des remboursements de ces frais professionnels en cas de contrôle.

En revanche, si l’employeur retient une indemnisation ou une prime forfaitaire, sans subordonner son versement à la transmission de justificatif par le télétravailleur, cette rémunération complémentaire doit être soumise à cotisations et contributions sociales dans les mêmes conditions que celle du versement du salaire habituel. 

IV. Attribution de titres-restaurant à un télétravailleur

Si les salariés de l’entreprise bénéficient des titres-restaurant, il en est de même pour un télétravailleur à domicile, nomade ou en bureau satellite.

Les conditions de travail du télétravailleur doivent être équivalentes à celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, pour l’attribution de titres-restaurant : une journée organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas.

La commission nationale des titres restaurant fixe les conditions d’attribution des titres restaurant.
Ainsi, le bénéfice des titres restaurant pour les salariés en télétravail fait suite à un changement de position de la CNTR en 2011.