La procédure de déménagement d’entreprise

28 novembre 2022

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La procédure de déménagement d'entreprise

Déménager une entreprise n’est pas aussi simple qu’un déménagement pour un particulier. Il faut toute une planification et une approche détaillée, afin de s’assurer de minimiser le plus possible les impacts négatifs d’un tel changement. La décision de changer pour un nouveau logement est très souvent due à de nombreux changements, les perspectives d’évolution ou la réalisation de certains projets importants pour l’entreprise.

Le déménagement d’entreprise peut avoir beaucoup d’avantages, néanmoins il est important d’être accompagné aux fins d’éviter les inconvénients et de bien le gérer.

Les avantages et inconvénients d’un déménagement d’entreprise

Les avantages d’un déménagement d’entreprise

Bien souvent, lorsqu’une entreprise décide de déménager ses bureaux, c’est qu’elle y perçoit plusieurs avantages ou en tout cas que la nécessité d’une nouvelle localisation se fait sentir. En outre, pour certaines affaires notamment commerciales, où l’emplacement est fondamental pour le modèle économique, une meilleure localisation peut signifier de plus gros profits.

On peut ainsi retrouver plusieurs avantages au fait de changer de lieu, comme :

  • l’optimisation l’image de votre société ;
  • l’augmentation de la productivité et le temps pour venir au travail de vos employés ;
  • l’amélioration de la qualité de travail et/ou de la qualité de vie au travail ;
  • l’agrandissement de l’espace de stockage ;
  • l’amélioration de votre réseau de distribution ;
  • Ou encore la réduction des coûts.

Pour vous aider dans cette entreprise, certains spécialistes peuvent vous aider, n’hésitez pas à vous faire accompagner d’une entreprise qui organise le déménagement de votre entreprise de A a Z.

Inconvénients potentiels du déménagement d’entreprise

Il s’agit en fait des risques qu’encourt une entreprise qui souhaite déménager de bureaux. En effet, un déménagement d’entreprise peut avoir un impact négatif sur l’activité, le personnel, les clients ou partenaires. On peut citer dans ce sens :

  • Perte de revenus ;
  • Limites de stockage ou d’entreposage ;
  • Risques sociaux (risques de conflits, démotivation etc.) ;
  • Formalités administratives longues et chronophages.

Quelles sont les étapes du déménagement d’entreprise ?

Pour réussir son déménagement en toute sécurité, l’entreprise doit l’organiser en étapes bien précises. Une bonne organisation est celle qui est capable d’assurer la continuité du service, tout en réalisant le déménagement.

La période de déménagement n’étant pas une période de non-activité, l’entreprise doit continuer de tenir ses engagements et responsabilités envers ses clients et partenaires. Voici quelques étapes qui vont vous permettre d’organiser efficacement le déménagement de votre entreprise.

Fixer la date du déménagement

C’est la première étape, de laquelle découlent toutes les autres. En effet, lorsque vous avez arrêté une date précise pour votre déménagement, cela vous permet de planifier en toute sérénité l’organisation du déménagement grâce à un planning ou calendrier détaillé. Vous pourrez ainsi prévoir les aspects très pratiques comme l’utilisation d’un camion de déménagement, l’accompagnement des services de déménagement ou sociétés de déménagement dont vous pourrez souscrire aux services en fonction des différentes formules.

Cela vous laisse également le temps de comparer les devis et ainsi d’optimiser les coûts de votre déménagement. Faire appel à des professionnels du déménagement est toujours une plus-value pour un déménagement bien organisé, et réalisé en toute tranquillité. 

Informer et impliquer le personnel du projet de déménagement

Le personnel de l’entreprise est une valeur sur laquelle elle peut également compter. Il est donc recommandé de communiquer, et d’informer les employés du programme de déménagement. Cela permet de s’assurer de leur collaboration autant personnelle que professionnelle, pour le succès du déménagement.

Faites appel à un déménageur profession ou  une entreprise de déménagement

Le choix d’une agence de déménagement ou société de déménagement n’est pas anodin. Travailler avec des déménageurs professionnels offre davantage de garanties de réussite pour des déménagements sécurisés. Avant de choisir un service de déménagement d’entreprise, il est conseillé de comparer plusieurs offres de déménageurs.

Généralement, après avoir rempli le formulaire en ligne, des entreprises de déménagement vous recontacterons ensuite en vous faisant des devis déménagement (devis gratuits). Vous pourrez alors procéder à une mise en concurrence avant de choisir en fonction de votre budget, surtout pour un déménagement international.

Répertorier votre équipement et constituer des sauvegardes

Choisir le mobilier, l’équipement de travail dont il faudra se séparer et ceux qui seront reconduits dans les nouveaux locaux.

Avant la date de déménagement, il faudra impérativement faire des sauvegardes des dossiers en cours. Concernant les cartons, chacun des personnels met en carton ses dossiers et effets personnels, qui seront transportés en camions par les manutentionnaires de l’équipe de déménageurs expérimentés. Certains équipements encombrants après groupage peuvent être conservés chez un service de garde ou garde-meuble.

Organiser l’aspect juridique

Cet aspect concerne le transfert de contrat et le changement d’adresse à la chambre de commerce. Tout document portant l’ancienne adresse est de ce fait obsolète. Pensez également au transfert de lignes téléphoniques, serveur informatique et réseau internet. Il est également recommandé d’en informer la chambre syndicale du déménagement.

Le jour du déménagement

Après le démontage et l’emballage des meubles et objets fragiles à l’aide de garde-meubles et de monte-meubles et cartons de déménagement, le déménagement peut alors commencer. C’est également le jour de l’emménagement c’est-à-dire du déballage, que doit être réalisé le remontage et l’installation dans les nouveaux locaux (ceux-ci ayant déjà fait l’objet de visite technique). Il est important que les responsables de services soient présents lors de la manutention de déchargement pour la répartition des postes des employés.

Les déménageurs s’occupent alors d’installer les équipements et matériels, tandis que le service technique s’occupe de la configuration du réseau. Il est possible de prévoir une inauguration pour célébrer ce moment.

Comment gérer l’après déménagement ?

Généralement, après les déménagements, lorsque tout est déjà installé, il est toujours conseillé de faire quelques observations afin d’examiner les effets de cet important changement. Alors n’hésitez surtout pas à prendre l’avis des employés pour un avis plus complet. Il est aussi bon d’informer le reste de vos clients qui ne sont pas encore au courant, que vous avez déménagé.

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