La formation en secrétariat administratif est l’une des formations d’assistants les plus répandues en France. Elle témoigne de l’importance et du rôle indispensable que joue le secrétaire administratif dans la gestion d’une PME. La formation pour devenir secrétaire administratif est ouverte aussi bien aux jeunes diplômés sans expérience professionnelle qu’aux professionnels déjà en activité ou dans le cadre d’une reconversion professionnelle. Si vous êtes intéressés par cette formation, cet article est fait pour vous.

Présentation du métier de secrétaire administratif

Qu’est-ce qu’un secrétaire administratif ?

Le secrétaire administratif ou la secrétaire administrative est un professionnel employé dans une administration ou une entreprise, et dont le rôle consiste comme son nom l’indique à s’occuper des tâches administratives. Encore appelé secrétaire assistant ou assistante de direction, ses tâches peuvent évoluer au fur et à mesure dans la gestion/administration de la société, en fonction des besoins de la structure PME-PMI. Il n’est donc pas rare de retrouver des secrétaires administratifs qui s’occupent de la comptabilité ou du juridique (secrétaire-comptable, secrétaire juridique).

Quelles sont les missions du secrétaire administratif ?

Bien que ses missions puissent varier quelque peu d’une administration à une autre, l’assistant de gestion doit savoir :

• Accueillir les visiteurs et traiter leurs demandes ;
• Recevoir les appels téléphoniques ;
• Traiter les dossiers administratifs ;
• Traiter les mails et courriers (réceptionner, rédiger et transmettre) ;
• Maîtriser les outils informatiques ou outils bureautiques ;
• Gérer les plannings et agendas de sa hiérarchie ;
• Classer les dossiers, documents et fournitures de la structure ;
• Organiser des meetings, prendre des notes et faire des comptes-rendus.

Quelles sont les compétences et qualités requises ?

Un(e) secrétaire administratif doit :

• Avoir un bon accueil physique ;
• Bien maîtriser les outils bureautiques ou outils informatiques, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) ;
• Avoir une bonne communication verbale et écrite ;
• Avoir un bon sens relationnel ;
• Être bilingue (surtout si l’entreprise a une dimension internationale) ;
• Savoir respecter et comprendre sa hiérarchie ;
• Avoir l’esprit de synthèse et être polyvalent (e) et le sens de la discrétion.

Quelle formation pour devenir secrétaire administratif ?

Il n’est particulièrement pas demandé de formation pour exercer au poste de secrétaire administratif. Toutefois, certaines écoles ou institutions de formations professionnelles ou de reconversion professionnelle proposent des formations à partir du niveau bac ou plus. On peut citer ainsi les formations suivantes :

Formation secrétaire assistant – Niveau bac

Cette formation permet d’avoir des compétences en suivi administratif du personnel, production de documents professionnels ou encore la préparation de tableaux de suivi de l’activité commerciale. Elle offre la possibilité d’occuper les postes d’assistante de gestion administrative, assistante administrative et commerciale, secrétaire polyvalente.

Formation secrétaire médicale – Niveau bac

Elle permet d’avoir des compétences particulières telles que la prise en charge des patients, l’élaboration et la mise à jour des tableaux de suivi dans un service social, médico-social ou sanitaire. Cette formation permet d’accéder aux postes de secrétaire médico-sociale, assistante médicale ou encore assistante médico-sociale. Une formation en droit de la santé est la voie royale pour ce type de poste.

Formation assistant de direction – Niveau bac + 2

Cette formation offre des compétences comme l’organisation et la supervision des activités courantes, la conception d’outils de pilotage, la gestion des ressources humaines ou encore l’organisation d’événements. Elle permet d’accéder aux postes de secrétaire de direction, assistante manager ou assistante de gestion.

Formation Assistant RH – Niveau bac + 2

Typiquement, pour l’assistant RH, cette formation permet d’avoir des notions et compétences en matière de gestion administrative des salariés notamment le recrutement, la formation et l’évaluation des salariés, ou encore l’élaboration des tableaux de bord RH.

Salaire, débouchés et carrière pour une secrétaire administrative ?

Salaire d’un secrétaire administratif

Dans le domaine public, comme tout personnel de la fonction publique, la rémunération d’une secrétaire-assistante est fixée de manière statutaire, en fonction de l’échelon ou le grade de l’agent. Toutefois, en début de carrière, le secrétaire administratif a un salaire mensuel d’environ 1582€, pour en fin de carrière avoisiner les 2520€ par mois.

Pour le domaine privé, les rémunérations se font au cas par cas, selon les entreprises.

Débouchés de la formation

Après la formation de secrétaire, les secrétaires administratifs sont employés généralement dans les départements ministériels (ministère de l’Éducation nationale, ministère de l’Intérieur, etc.) ou autres institutions publiques (tribunaux administratifs ou Cours d’appel, etc.). À cet effet, il convient de préciser que le recrutement se fait sur la base à travers les concours administratifs. Il faut donc observer les conditions d’accès à la fonction publique telles qu’avoir la majorité, la citoyenneté française ou européenne ou encore la jouissance des droits civiques.

Perspectives de carrière

De fait de la polyvalence qui est l’une des qualités de ce personnel, le secrétaire ou assistant de gestion interagit avec de nombreux corps de métiers, ce qui est de nature à permettre le développement de certaines compétences. À l’aide de la VAE (validation des acquis de l’expérience), le secrétaire administratif pourra se voir confier des postes à responsabilités dans des cabinets ou s’orienter vers le management de services (plus rémunérateur).